Planillas y boletas de pago: del cálculo mensual a la boleta firmada por el trabajador
Boletas digitales con firma de recepción y evidencia organizada para fiscalización. Calcula la planilla en Kolabora o publica las boletas de tu contador.
Dos caminos, una sola boleta para el trabajador
El módulo de Planillas sirve para dos tipos de empresa. La que calcula sus remuneraciones en Kolabora y la que ya tiene un contador o un sistema contable que genera las boletas. En ambos casos el resultado es el mismo: cada colaborador recibe su boleta en Mis boletas, con aviso, evidencia de entrega y la opción de firmarla.
Camino 1 · Planilla en Kolabora
Calcular
Crea el periodo y procesa la planilla.
Aprobar
Revisa totales y PLAME.
Pagar
Registra el pago y publica las boletas.
Camino 2 · Boletas importadas
Subir
Un PDF por colaborador.
Asignar
Kolabora reconoce el DNI.
Publicar
Las boletas quedan disponibles.
Ambos terminan en Mis boletas
Aviso
App, push y correo.
Entrega
Ver y descargar, con evidencia.
Firma
Opcional, con constancia.
Boletas digitales con firma de recepción y evidencia organizada para fiscalización. Kolabora conserva la publicación, los accesos registrados y las recepciones firmadas como hechos distintos. La empresa debe respaldar también la emisión y el pago.
Antes de empezar: define cómo se entregan y firman las boletas
En Planillas → Entrega y firma configuras, por empresa, cómo reciben y confirman sus boletas los colaboradores. Esta configuración aplica a los dos caminos.
Solicitar firma de recepción
Activada en nuevas configuraciones. Cada colaborador puede registrar la recepción de su boleta. La empresa puede desactivarla y Kolabora respeta las preferencias ya guardadas.
Código por correo (OTP)
Sube el nivel de la firma a contraseña más código de verificación, igual que en contratos. Sin activarlo, basta la contraseña.
Avisar al publicar
Notificación en la app, push y correo cuando una boleta queda disponible. Puedes sumar un recordatorio suave a los 3, 5, 7 o 14 días.
También conviene que cada colaborador tenga una cuenta activa en el portal. Sin ella, la boleta se publica igual, pero nadie recibe el aviso y el panel de distribución lo marca como sin acceso al portal para que RRHH lo resuelva.
Camino 1: calcula la planilla en Kolabora
Cada mes se trabaja como un periodo que avanza por cuatro estados. Kolabora no deja pasar al siguiente hasta que el anterior está completo, y siempre puedes revertir un periodo a borrador si algo cambió.
Borrador
Carga variables y revisa la preparación.
Procesada
Cálculo listo por colaborador, con advertencias.
Aprobada
Checklist de revisión y PLAME validado.
Pagada
Pago registrado. Las boletas se publican.
Completa la ficha de planilla de cada colaborador
En la ficha de cada persona define el sistema pensionario (AFP u ONP), el tipo de comisión de AFP, si recibe asignación familiar, si tiene cobertura EPS y si aplica SCTR. Estos datos alimentan el cálculo, así que vale la pena revisarlos antes del primer cierre.
Revisa los parámetros legales
Kolabora propone una base de parámetros (UIT, remuneración mínima, tasas de AFP y de EsSalud, entre otros) con su fuente y fecha de verificación. Puedes aplicarla como referencia y ajustar cualquier valor. La vigencia de cada tasa siempre debe confirmarla tu empresa.
Crea el periodo y carga las variables
Pulsa Nuevo Periodo, elige mes y año, y listo. En el borrador puedes editar las variables de cada colaborador o usar Variables masivas para cargar horas extra, bonos, descuentos o días no computables de todo el equipo de una vez.
Procesa y corrige
El panel de preparación te dice qué falta en configuración, asistencia, variables o parámetros antes de habilitar el botón Procesar. Al terminar, ves cuántos colaboradores se calcularon, cuántos se omitieron y qué advertencias hay. Cada fila muestra el desglose de ingresos, descuentos y aportes del empleador.
Aprueba con checklist
Aprobar abre un resumen con los totales y un checklist: PLAME validado, colaboradores incluidos y omitidos revisados, totales revisados. Desde el menú de acciones puedes exportar el PLAME y descargar el paquete de evidencia para SUNAFIL.
Marca la planilla como pagada
Registra el número de operación, la fecha y el método de pago. En ese instante Kolabora publica las boletas en Mis boletas y, si lo configuraste, avisa a cada colaborador. En la misma pantalla aparece el panel de entrega y firma del periodo.
Camino 2: importa las boletas de tu contador u otro sistema
Si tu planilla se calcula fuera de Kolabora, no necesitas replicar el cálculo. El asistente de Importar boletas recibe los PDF que ya tienes y los entrega por Kolabora con la misma evidencia, los mismos avisos y la misma firma de recepción que las boletas del sistema.
Periodo y archivos
Crea un lote con el mes, el año y una nota opcional (por ejemplo, “Boletas del estudio contable”). Luego arrastra los PDF, uno por colaborador, de hasta 8 MB cada uno. Si el nombre del archivo incluye el DNI, como boleta_45678912_agosto.pdf, la asignación será automática.
Asignación
Kolabora busca el DNI primero en el nombre del archivo y luego en el texto del PDF, y lo compara con el padrón de colaboradores activos. Cada archivo muestra una etiqueta: asignación automática, manual o pendiente de asignar. Para las pendientes, eliges a la persona con un buscador por nombre o DNI. Puedes anotar el neto a pagar como referencia para el trabajador; es opcional.
Si un colaborador ya tiene boleta de ese periodo, la fila lo advierte. Así evitas publicar dos veces el mismo mes.
Revisión y publicación
El resumen es honesto: cuántas boletas están listas, cuántas quedan sin asignar (esas no se publican) y cuántas repiten un periodo. Si hay duplicados, un interruptor te permite anular la boleta anterior y dejar la nueva como vigente, conservando la evidencia de la primera. Al pulsar Publicar, cada archivo recibe su huella SHA-256, queda a disposición del colaborador y se envían los avisos.
Puedes dejar un lote en borrador y retomarlo después desde la lista de lotes anteriores. Una boleta importada ya publicada no se borra: se anula con motivo. El trabajador deja de verla, pero la evidencia de entrega se conserva.
Lo que ve el trabajador
Al publicarse una boleta, la persona recibe la notificación “Tu boleta de agosto está lista” en la app y en su correo. En Mis boletas, disponible en el escritorio y en el portal móvil, encuentra una sola lista ordenada por periodo, sin importar si la boleta nació en Kolabora o fue importada.
Boleta más reciente
Una tarjeta destacada con periodo, empresa y neto. El monto aparece oculto tras puntos y se revela con un toque, pensado para consultar en público.
Historial y detalle
Filtros por año y mes, y desglose de ingresos, descuentos y aportes para las boletas calculadas en Kolabora.
Estado claro
Cada boleta se marca como Nueva, Vista o Firmada. Las acciones son siempre las mismas: Ver, Descargar y, si aplica, Firmar.
Cada vez que la persona ve o descarga su boleta, Kolabora registra la acceso con usuario, fecha, hora e IP. Estos registros complementan la evidencia de publicación y recepción.
Cómo firma el trabajador la recepción
Si la empresa activó la firma, el botón Firmar abre un panel con tres momentos: identificar la boleta, dibujar o reutilizar su firma y confirmar su identidad.
Tres momentos en un solo panel
Recepción
Identifica la empresa y el período de tu boleta
Firma
Dibuja tu firma o usa la que guardaste
Confirmación
Contraseña, y código por correo si la empresa lo exige
Al firmar, Kolabora conserva una constancia de recepción separada, vinculada mediante una huella SHA-256 al PDF original.
Antes de confirmar, la persona acepta la declaración “Confirmo que he recibido la boleta de pago de [mes y año] de [empresa] y registro mi recepción mediante firma electrónica.” Luego escribe su contraseña y, solo si la empresa lo exige, el código de seis dígitos que llega a su correo. Al terminar, el chip de la boleta pasa a Firmada y puede descargar la constancia de recepción y el PDF original por separado.
Evidencia para RRHH: el panel de distribución
Tanto en el periodo pagado como en el detalle de cada lote importado, la sección Entrega y firma de boletas muestra quién vio, descargó y firmó su boleta.
Indicadores del periodo
Publicadas, vistas por el trabajador, descargadas y firmadas, con porcentajes y alerta de colaboradores sin acceso al portal.
Reenviar aviso
Desde cada fila reenvías la notificación a quien todavía no abrió su boleta. Sin correos manuales.
Constancia por boleta
Un PDF con empleador, RUC, trabajador, documento, cada entrega con fecha, hora e IP, y la pista de auditoría de la firma.
El paquete de evidencia del periodo incluye además un listado de entregas y firmas con sus huellas. Es el material que RRHH puede presentar ante una inspección sin reconstruir nada a mano.
Huella del documento
La boleta base y la boleta sellada reciben un hash SHA-256. Cualquier cambio posterior se detecta.
Cadena de eventos
Visto, contraseña verificada, código verificado y firmado quedan encadenados en un registro que no se edita.
Misma evidencia para ambos caminos
Las boletas calculadas y las importadas comparten el registro de entrega, la firma y la constancia.
Buenas prácticas para empezar
- Activa primero los avisos, después la firma. Que el equipo se acostumbre a recibir su boleta en Kolabora antes de pedirle un paso más.
- Pide a tu contador que nombre los PDF con el DNI. Un archivo por persona y el DNI en el nombre convierten la asignación en un trámite de segundos.
- Revisa el panel de distribución a los pocos días. Reenvía el aviso a quienes no han visto su boleta y da acceso al portal a quien aún no lo tiene.
- Haz un cierre de prueba con pocos colaboradores. Compara el cálculo con tu planilla actual antes de mover a todo el equipo al camino 1.