Protocolos y casos: de un reporte a una respuesta coordinada
Aprende cuándo una acción de formulario es suficiente y cuándo conviene abrir un caso con responsables, conversación, tareas y un cierre verificable.
La idea en una frase
Un protocolo define cómo debe atenderse una situación repetible. Un caso es cada situación real que se abre con esa definición: tiene personas, contexto, conversación, tareas, tiempos y una condición clara para terminar.
Piensa en el protocolo como el plano y en el caso como el trabajo vivo. El plano se reutiliza; cada ejecución conserva su propia historia y la versión exacta de las reglas con las que comenzó.
¿Por qué no basta siempre con una acción de formulario?
Las acciones condicionales de un formulario siguen siendo muy potentes. Si una respuesta solo debe enviar un aviso, crear una tarea o actualizar un dato, esa acción puede ser todo lo que necesitas. Un caso aparece cuando varias personas deben coordinarse alrededor de un mismo asunto y saber, en todo momento, qué pasó y qué falta.
Acción de formulario
Produce un efecto puntual a partir de una respuesta. Ideal para automatizaciones simples.
Protocolo + caso
Coordina un proceso con dueño, participantes, tareas, conversación, seguimiento y cierre.
Rutina
Organiza trabajo recurrente por calendario. No representa un incidente con expediente propio.
La prueba práctica es sencilla: si alguien pregunta “¿quién está a cargo?”, “¿dónde conversamos?”, “¿qué sigue?” o “¿ya podemos cerrarlo?”, probablemente necesitas un caso.
Ejemplo: ocurrió un accidente laboral
Kolabora incluye un protocolo de catálogo para este escenario. La persona reporta lo ocurrido una sola vez; a partir de esa respuesta, el sistema abre el espacio de coordinación y pone en marcha el plan acordado por la empresa.
Se reporta
Una persona completa el formulario de accidente laboral.
Se abre el caso
Kolabora reúne los datos y asigna la coordinación.
El equipo actúa
Llegan avisos y se crean solo las tareas que corresponden.
Se cierra con evidencia
El caso termina cuando sus requisitos están cumplidos.
El protocolo de accidente laboral puede abrir una conversación compartida, avisar al responsable y crear tareas como verificar la atención médica, completar la documentación del SCTR, investigar causas y definir medidas correctivas. Las condiciones importan: por ejemplo, la tarea de SCTR solo se genera si hubo traslado u hospitalización.
Aquí está la diferencia esencial: las tareas no quedan dispersas. Todas apuntan al mismo caso, comparten el contexto del reporte y alimentan un progreso de cierre visible para el equipo.
Cómo configurar tu primer protocolo
Entra a Protocolos
Desde el panel de administración, abre Protocolos. Puedes comenzar desde cero o elegir un punto de partida del catálogo. Para accidentes laborales, pulsa Usar plantilla. Se instalarán un formulario listo para revisar y un protocolo en estado borrador; nada se activa todavía.
Revisa qué abre el caso
Confirma el formulario de apertura, el título que verá el equipo, la prioridad y el SLA. También puedes elegir qué respuestas aparecerán en el encabezado para reconocer la situación sin recorrer todo el formulario.
Define personas y privacidad
Elige al responsable, agrega participantes y decide si la conversación se abre de inmediato. Para asuntos sensibles, usa Solo participantes y auditores: participar concede acceso a ese expediente, no al módulo completo de casos.
Configura acciones y condiciones
Agrega tareas y avisos, sus responsables, prioridades y fechas límite. Cada acción puede ejecutarse siempre o solo cuando una respuesta del formulario cumpla una condición. Así el proceso se adapta a la situación sin crear trabajo innecesario.
Declara qué significa terminar
Marca las tareas obligatorias y agrega confirmaciones manuales cuando haga falta una revisión humana. El equipo verá estos requisitos desde el inicio y Kolabora impedirá un cierre accidental mientras falte algo obligatorio.
Guarda, revisa y publica
El borrador te permite ajustar el flujo sin afectar la operación. Al publicar, Kolabora valida que haya formulario, responsables, acciones y un cierre coherente. Los casos nuevos usarán esa versión; si luego cambias el protocolo, los casos ya abiertos conservarán sus reglas originales.
Qué encuentra el equipo dentro de un caso
Accidente laboral · Ana Torres
Situación
Persona, gravedad, fecha y lugar
Actividad
Conversación y eventos en orden
Tareas
Responsables y fechas límite
Cierre
Requisitos visibles desde el inicio
Responsabilidad clara
Un dueño, participantes con acceso y seguimiento de SLA para que el asunto no quede en tierra de nadie.
Una conversación
El asunto compartido y la bitácora mantienen decisiones y eventos en una misma secuencia.
Cierre comprobable
Las tareas y confirmaciones alimentan una lista de requisitos que muestra el avance real.
Tres detalles que protegen la operación
- Privacidad por caso. En expedientes restringidos, solo participantes, responsables y auditores autorizados pueden acceder.
- Asignación segura. Si un cargo está vacante o tiene más de una persona, Kolabora no elige silenciosamente: abre el caso para que se asigne de forma explícita.
- Versiones estables. Publicar un cambio crea una nueva referencia para el futuro sin reescribir lo que ya estaba en ejecución.